Come scegliere l’ATS giusto per la tua azienda: guida pratica per PMI
Sai quanto ti costa oggi gestire i CV con Excel?
Molto più di quanto pensi.
Molte PMI italiane gestiscono ancora candidature via mail o fogli di calcolo.
Il risultato? Tempo perso, candidati persi, costi nascosti.
Un Applicant Tracking System (ATS) è un software che centralizza tutte le fasi della selezione: pubblicazione annunci, raccolta CV, screening, onboarding.
Invece di ricevere file sparsi, hai un unico sistema ordinato.
Secondo IDC (International Data Corporation, società globale di analisi tecnologica), un ATS riduce il tempo medio di assunzione del 60% e genera un ROI medio del 255% in tre anni (HR Tech Report 2024).
E per una PMI questo significa meno lavoro amministrativo, più focus su valutazioni strategiche.
1. Quante assunzioni fai in un anno?
Se assumi 2–3 persone, ti basta un sistema leggero.
Se apri regolarmente più posizioni, un ATS è fondamentale.
Best practice: scegli in base ai tuoi volumi, non al nome del fornitore.
Molte PMI sprecano soldi su software enterprise che non sfruttano.
Che tu riceva 20 CV o 200, il problema è lo stesso: senza ATS, ogni candidatura va aperta e archiviata a mano. Con un ATS, filtri subito i profili più vicini al ruolo → così usi il tuo tempo per valutare le persone, non per gestire CV.
2. Budget e ROI: costo o investimento?
Molti imprenditori vedono l’ATS come una spesa.
In realtà è un investimento che evita perdite ben più alte.
SHRM (Society for Human Resource Management, la più grande associazione HR al mondo) stima che un turnover costi il 30–50% della RAL.
Un ATS non elimina i mismatch da solo. Non può dirti se un candidato è motivato: quello resta un lavoro umano.
Ma ti aiuta a filtrare i CV, a concentrarti su chi ha le competenze giuste, e a ridurre errori iniziali che costano cari.
3. Facilità d’uso
Un software potente è inutile se nessuno lo usa.
In una PMI chi si occupa di recruiting spesso ha anche altre responsabilità: serve uno strumento semplice e intuitivo.
Gartner (società di consulenza internazionale in IT e HR tech): il 40% dei progetti HR fallisce perché il software non viene adottato dagli utenti (2023).
Best practice: fai sempre una demo. Se in mezz’ora non è chiaro come usarlo, scartalo.
Un ATS pensato per PMI consente in pochi click di pubblicare annunci su più portali e filtrare automaticamente i CV.
Risultato: meno tempo sprecato in passaggi inutili, più tempo per valutare i candidati davvero interessanti.
4. Integrazione con gli altri processi HR
Un ATS moderno non serve solo a gestire CV: può dialogare con paghe, presenze, formazione e performance.
IDC (HR Tech Report 2024): le aziende che integrano i sistemi HR riducono del 25% i tempi amministrativi e migliorano la qualità dei dati.
Best practice: chiedi sempre se l’ATS si integra con:
- portali di annunci (LinkedIn, InfoJobs, ecc.)
- il tuo gestionale paghe
- moduli di onboarding e formazione
Un ATS integrato evita di inserire tre volte gli stessi dati e riduce errori → più tempo per seguire la crescita del nuovo assunto.
5. Supporto e compliance
Per una PMI è fondamentale avere supporto in italiano e GDPR compliance.
Il Regolamento GDPR (Garante Privacy, 2024) prevede sanzioni fino a 20 milioni di € o al 4% del fatturato per gestione scorretta dei dati personali.
Best practice: verifica dove sono i server, leggi il contratto sul trattamento dati, controlla i tempi di risposta dell’assistenza.
Un ATS ben configurato gestisce automaticamente consensi e archiviazione → riducendo rischi e garantendo fiducia ai candidati.
6. Errori da evitare
Scegliere l’ATS più blasonato “perché lo usano le multinazionali” → paghi migliaia di euro per funzioni che non usi.
Guardare solo al prezzo → risparmi oggi, perdi molto di più in inefficienze.
Non coinvolgere chi lo userà → il software resta nel cassetto e torni a Excel.
Best practice: analizza i tuoi bisogni, coinvolgi chi userà lo strumento, chiedi una demo.
Un ATS non è un lusso: è un alleato strategico per selezionare meglio, risparmiare tempo e ridurre i costi nascosti.
Ma non esiste “l’ATS perfetto in assoluto”: esiste quello giusto per la tua azienda, i tuoi volumi, la tua cultura HR.
Studio Siciliano & Partners supporta le aziende proprio in questo: dall’analisi dei bisogni alla scelta dello strumento, fino alla sua implementazione pratica.